Odborný/á asistent/ka

Hlavným poslaním je organizačné a administratívne zabezpečenie bezproblémového fungovania sekretariátu Kancelárie Rady pre rozpočtovú zodpovednosť a členov Rady pre rozpočtovú zodpovednosť.

Na oddelení budú celkom 2 osoby, pričom je možné ich doplnenie o brigádnika (študenta) na vopred zadefinované výpomoci.

Pozícia je čiastočne manažérskeho typu a teda si vyžaduje skvele zvládnutý time management, organizáciu pracovných úloh a zodpovednosť. Úspešný uchádzač/ka bude disponovať právomocami spoluorganizovať chod sekretariátu, budú mu/jej pridelené aj oprávnenia podpisovať vybrané dokumenty v mene inštitúcie. Pracovná náplň Odborného/nej asistenta/tky si vyžaduje zastupiteľnosť a preto je potrebné vedieť vykonávať všetky nižšie uvedené činnosti. Agenda bude primerane prerozdelená medzi zamestnancov oddelenia.       

Náplňou práce na tejto pozícii bude vykonávanie, resp. zabezpečenie nasledujúcich činnosti:         

Administratívne:
- Evidencia dochádzky zamestnancov a stravných lístkov
- Spravovanie kalendárov a pošty, návrh korešpondencie a reagovanie na telefónne hovory
- Vytváranie a udržiavanie efektívnej správy záznamov, finančných dokladov a dokumentov pre účtovné účely, evidencia zmlúv
- Administrácia projektov spolufinancovaných z fondov EÚ
- Administrácia a asistencia pri BOZP, OPP a ZS
- Administrácia mobilných hlasových a dátových služieb (aktivácia, zúčtovanie)
- Zabezpečovanie servisu, reklamácií, výmeny a modernizácie jednotlivých hnuteľných a nehnuteľných častí majetku, vrátane ich prideľovania oprávneným osobám.
- Evidencia a správa majetku
- Práca s portálom právnych predpisov
- Organizovanie domácich a zahraničných služobných ciest a školení, ktoré zahŕňa: cestovné a hotelové rezervácie, žiadosti o víza, spracovanie vyúčtovania výdavkov, a iné následné akcie
- Zabezpečenia občerstvenia pre návštevy, základná obsluha počas návštev (podanie kávy, čaju, vody)

Odborné:
- Personalistika, príprava pracovných zmlúv a dodatkov; sledovanie legislatívy v tejto oblasti
- GDPR agenda
- Zákon č.211/200 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám
- Komunikácia s dodávateľmi, poskytovateľmi služieb a externými spolupracovníkmi kancelárie rady
- Príprava zmlúv pre poskytovateľov služieb
- Príprava rozpočtu KRRZ, sledovanie čerpania, komunikácia s Ministerstvom financií SR, audítormi, kontrolnými orgánmi, výročné správy
- Asistovanie pri príprave verejného obstarávania a obsluha elektronického kontraktačného systému (EKS) a portálov EVO a CRZ
- Vypracovávanie interných predpisov

Event management:
- V spolupráci s komunikačným oddelením organizácia teambuildingov a interných podujatí zamestnancov Kancelárie Rady, organizovanie medzinárodných konferencií, seminárov, stretnutí a tlačových konferencií, ktoré zahŕňa: rezervácie zasadacích miestností, zabezpečenie občerstvenia, prípravu a udržiavanie zoznamov účastníkov, ako aj príslušné dokumenty

Medzinárodné záležitosti:
- Kontaktná osoba pre zahraničné aktivity, sledovanie agendy pracovných skupín a eventov, zabezpečenie splnenia požiadaviek na spoluprácu;
- Komunikácia s medzinárodnými organizáciami (EK, OECD) a ostatnými fiškálnymi inštitúciami v súvislosti s formálnymi a neformálnymi zoskupeniami fiškálnych rád