Office Manager, Receptionist

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti
• Privítanie hostí, ponúknutie občerstvenia, odpratanie a umytie riadu po návštevách, zodpovednosť za zasadačky.
• Obsluha telefónov, prepájanie, preberanie a odovzdávanie odkazov.
• Evidencia, scanovanie odoslanej a prijatej korešpondencie, jej rozdelenie.
• Príprava korešpondencie (pošty, faxov, e-mailov), jej písanie, odosielanie, faxovanie.
• Objednávanie a vedenie evidencie kancelárskeho materiálu, občerstvenia a tonerov do tlačiarní a kopírovacích zariadení.
• Hlásenie potrieb opráv alebo porúch na prenajatých priestoroch správcovi budovy.
• Pohotové prijímanie a monitorovanie prichádzajúcich telefonických hovorov, vľúdne a profesionálne pozdravovanie.
• Rozvíjanie a udržiavanie dobrého organizačného systému, ktorý umožňuje ľahkú dostupnosť informácií.
• Registratúrny poriadok - zabezpečenie jeho chodu v spoločnosti.
• Zodpovednosť za udržiavanie dobrého mena spoločnosti CORINEX COMMUNICATIONS, a.s. svojím vystupovaním.

Sales & Management
• Organizácia (plánovanie, pomoc pri výbere, rezervácii, objednávaní, vybavovanie víz) služobných ciest, hotelov a rezervácii áut a príprava cestovných plánov pre manažérov a obchodníkov spoločnosti alebo podľa potrieb spoločnosti.
• Prehľad o rozvrhu práce vedenia spoločnosti a jeho dopĺňanie. Udržiavanie úzkeho kontaktu so sekretariátom materskej spoločnosti CORINEX COMMUNICATIONS, corp. Vancouver.
• Kopírovanie, scanovanie materiálov, ich úprava, väzba a pod. pre manažment spoločnosti a obchodné akcie.
• Archivácia, scanovanie a evidencia obchodných dokumentov (obchodné zmluvy, NDA) spoločnosti podľa potrieb a požiadaviek manažmentu.

Accounting
• Evidencia faktúr v rámci došlej pošty, vytvorenie krycieho listu, zabezpečenie schválenia a odovzdanie na učtáreň.
• Riešenie poistných udalostí, predovšetkým pre autá vozového parku (2 - 5 áut, pomocou makléra spoločnosti).

Logistics
• Evidencia prijatých a odoslaných zásielok. Zabezpečenie odoslania zásielok prostredníctvom prepravných spoločností, prijímanie zásielok od prepravných spoločností.
• Dohľad nad vozovým parkom firmy (2 – 5 áut), interné rezervácie a schválenia, pravidelné a nepravidelné servisy.

HR
• Podpora (asistencia) pri organizácii stretnutí a/alebo špeciálnych udalostí, vrátane ročných vianočných večierkov, stretnutí, team building atď. Príprava pohostenia, lokality a distribúcia informácií podľa charakteru udalostí, ako aj darčekov alebo letákov podľa udalostí.

Všeobecné
• Skúsenosti s prácou s Libre Office výhodou
• Príležitostná práca aj v sobotu, nedeľu (len z domu).
• Práca s riadiacim tímom a prispievanie k rozvoju a realizácii organizačných nariadení, procedúr a praktík.
• Neustále zdokonaľovanie kvality procesov, vylepšovanie efektívnosti administratívnych procesov.
• Plnenie ďalších požiadaviek podľa pokynov nadriadeného

Pocit zmysluplnosti a práca v odvetví podporujúcom obnoviteľné zdroje energie
Podpora pri profesionálnom rozvoji
Stravné lístky vo výške 4,50 EUR.
Mobil, Notebook, možnosť parkovania na firemnom parkovisku.

Because English language skills are an important part of the expected skills, we require to receive your CV and a short motivational letter in English.

We require
• Excellent knowledge of English language both written and oral
• Ability to work under extreme time pressure and stress
• Very good organization skills
• Ability to work independently with minimum guidance and supervision
• Pro-active, representative and service-oriented approach
• Team player
• Active driver (advantage)
• Independently work with minimum guidance and supervision
• Experienced in organizing international meetings, fairs and customer presentations
• Welcomed is an experience of being in interaction with international executives and colleagues of different hierarchical levels
• Excellent knowledge of English language (written, verbal), knowledge of any other language beneficial

Job description:
• Providing general administrative support to senior management
• Handling general administrative tasks (international correspondence, announcements) for the local management
• Carrying out operative tasks on an ad hoc basis, scheduling, travel planning, visa processes
• Supporting the realization of customer events, visits and presentations
• Collection of reports and creation of presentation
• Planning and organizing (international) meetings / events
• Taking and redirecting phone calls
• Supporting internal and external clients and staff
• Taking written messages upon client requests
• Responsible for the conference rooms (reservations, cleaning and catering), booking flights, hotels, restaurant etc.

We offer:
• Work in international company
• Attractive salary
• Mobile phone, notebook, parking lot.