Office manager
Advokátska kancelária LAWYALTIE, s.r.o.
Heydukova, Bratislava
plný úväzok, skrátený úväzok
15.4.2024
1 200 EUR/mesiac
Informácie o pracovnom mieste
Náplň práce, právomoci a zodpovednosti
Zodpovednosť za plynulý chod a administratívnu podporu advokátskej kancelárie
Sekretárske a administratívne práce zahŕňajúce administratívnu podporu pre klientov a právnikov - kopírovanie, skenovanie, tlač dokumentov, zakladanie
Sledovanie stavu kancelárskych potrieb a občerstvenia a ich objednávanie podľa potreby (podľa objednávok oddelení)
Starostlivosť o zasadaciu miestnosť, kuchynku, recepciu
Vybavovanie a evidencia korešpondencie
Práca s elektronickou schránkou (slovensko.sk, El. súdny spis a iné)
Komunikácia a doručovanie dokumentov orgánom verejnej moci vrátane súdov
Telefonická komunikácia v slovenskom a anglickom jazyku, prepájanie hovorov, evidencia odkazov
Komunikácia s klientmi a dodávateľmi služieb (vrátane notárov, prekladateľov, poskytovateľov energii, komunikačných služieb, IT služieb, účtovných služieb a pod.)
Príprava a vybavovanie jednoduchých podaní, vypĺňanie rôznych tlačív (aj elektronicky)
Príprava rôznych podkladov (excel, word, power point, outlook a pod.)
Evidencia, úprava, porovnávanie a formátovanie dokumentov, zmlúv a iných materiálov podľa firemných štandardov s využitím firemných šablón, úprava a finalizácia právnych dokumentov podľa pokynov právnikov
Správa a registratúra kancelárskych (advokátskych) spisov
Administratívna podpora knižnice kancelárie (udržiavanie poriadku vrátane objednávania nových publikácií podľa zadania partnerov)
Privítanie a ohlásenie návštevy, podávanie občerstvenia
Príprava drobného občerstvenia pre právnikov
Zabezpečovanie služobných ciest pre právnikov (ubytovanie, preprava)
Registrácia právnikov na rôzne podujatia
Spoluorganizovanie firemných spoločenských podujatí
Monitoring databáz
Spravovanie kalendárov
Fakturácia a manažment pohľadávok, vedenie pokladne, príprava podkladov pre fakturáciu
Zabezpečenie odsúhlasovania prijatých faktúr a ich archivácia
Agenda súvisiaca s evidenciou účtovných a daňových dokladov a vedením pokladne
Požiadavky na zamestnanca
Pozícii vyhovujú uchádzači so vzdelaním
vysokoškolské I. stupňa
vysokoškolské II. stupňa
Jazykové znalosti
Ostatné znalosti
Microsoft Excel - Mierne pokročilý
Microsoft PowerPoint - Mierne pokročilý
Microsoft Windows - Pokročilý
Osobnostné predpoklady a zručnosti
predchádzajúca prax v administratíve na pozícii office manager alebo na inej relevantnej pozícii výhodou
flexibilita a vysoké pracovné nasadenie
schopnosť tímovej spolupráce
reprezentatívne vystupovanie