Desk Manager misií Blízky východ

Miesto výkonu práce: Praha alebo Bratislava, s príležitostným cestovaním do terénu.
Status: Zamestnanec so zmluvou na dobu neurčitú.
Hlavné zameranie
Desk manager misií dohliada na operácie projektu v pridelených krajinách (Blízky Východ – Libanon, Irak, Sýria). Pracuje s ďalšími pracovníkmi v Operačnom centre MAGNA a je najbližším partnerom pre pracovníkov misií v centrále. Jeho úloha je primárne administratívna, podporná a kontrolná, poskytuje aj vedenie a víziu programovej agende organizácie a podporuje vývoj nových programov alebo misií.

Desk manager misií zohráva v Operačnom centre významnú úlohu, zaisťuje celkové riadenie konkrétnych projektov v krajinách pôsobenia, vrátane stratégie, financovania a koordinácie špecifických aspektov s inými oddeleniami.

Riadenie misie
- Desk manager misií zabezpečuje, aby každý projekt, ktorý spadá do jeho zodpovednosti, fungoval na základe humanitárnych stratégií a v súlade so štandardami a stratégiou MAGNA.
- Podporuje misie z pohľadu sledovania a dopĺňania národných stratégií, registrácií, operácií projektových aktivít, správ a reportingu, vrátane evaluácie a monitoringu.
- Má na starosti bezpečnostný manažment misií vrátane prevencie. Riadi, pod vedením výkonného a operačného riaditeľa, akútnu krízu (evakuácie, mimoriadne udalosti).
- Kontroluje a dohliada na realizáciu a progres projektu tak, ako je definovaný v dokumentácii, ale aj z hľadiska dodržiavania administratívnych princípov a postupov MAGNA, charty organizácie a ďalších záväzných dokumentov a mandátu organizácie, ako aj súlad implementácie so stratégiou pre každú krajinu.
- Po návštevách v teréne vytvára správu a ak je to potrebné, po konzultácii, si vyžiada konkrétne stretnutie o zistených problémových otázkach a navrhne ich riešenie.
- V oblasti personálneho zabezpečenia hodnotí terénnych pracovníkov, dohliada a kontroluje, či popisy práce z terénu sú vhodné a primerané pre danú pozíciu.
- V oblasti prípravy projektových návrhov poskytuje včasnú podporu prípravou podkladov, úpravou a overovaním projektových návrhov. V spolupráci s pracovníkmi v teréne, s finančným oddelením a Operačným centrom navrhuje a finalizuje textové časti a rozpočty projektových návrhov v súlade so stratégiou organizácie

Financovanie programov a práca s donormi
- Spolupracuje s administratívnymi pracovníkmi a finančnými kontrolórmi, aby zaistil, že projekty sú financované správne, načas a celková podpora je dostatočná na implementáciu projektu.
- Informuje sa o vývoji v usmerneniach, smerniciach a postupoch inštitucionálnych donorov (SLOVAKAID, MZV ČR, ECHO, OCHA, UNICEF, UNFPA a i.)
- Dohliada na dodržiavanie zmluvných termínov v zmluvách s donormi a zaisťuje súlad postupov s týmito termínmi, predovšetkým pokiaľ ide o termíny na predkladanie správ, prípadne termínov ich zmien.
- Preskúmava možnosti financovania projektov celým spektrom inštitucionálnych darcov a spolupracuje s oddelením fundraisingu a komunikácie na podpore rozvoja grantov.

Ľudské zdroje
- Overuje organizačnú štruktúru misií, zúčastňuje sa na definovaní potrebných pracovných miest, príprave a zmenách v popisoch práce a pomáha pri náborovom procese.
- Vedie úvodný pohovor s kandidátmi na vyslanie do misie a vypĺňa hodnotiaci formulár
- Inštruuje pracovníkov počas ich prechodu z misie do Operačného centra
- Inštruuje terénnych pracovníkov odchádzajúcich do misie do krajiny vyslania, orientuje tých, ktorí odchádzajú do prvej misie o stratégii a všeobecných pokynoch organizácie. Po návrate vedie hodnotiace rozhovory s terénnymi pracovníkmi o výsledkoch ich pôsobenia na misii a ich výkonnosti.
- Pripravuje a pravidelne aktualizuje dokumenty na podporu misií (profily krajín, informačné pakety, časové plány, kontakty, logistické usmernenia atď.), pričom na tento účel môžu byť prijatí stážisti a dohľad nad nimi spadá tiež do jeho kompetencie.

Logistické riadenie
- Zodpovedá za sledovanie logistických objednávok v oblasti ako aj primeraných nákupov podľa rozpočtov na misiách v spolupráci s vedúcim finančného oddelenia, finančným kontrolórom a Operačným centrom.
- Zodpovedá za identifikáciu dodávateľov a transparentný a hospodárny nákup.

Komunikácia
- Spolupracuje s oddelením fundraisingu a komunikácie pri informovaní o udalostiach v misiách, vytvára prepojenie medzi operáciami a oddelením fundraisingu a komunikácie
- Poskytuje informácií zo správ, ktoré možno využiť v tlačových správach a iných formách komunikácie
- Poskytuje rozhovory a zúčastňuje sa podujatí pre tlač v súvislosti s misiami, ktoré má na starosti

Reprezentácia organizácie
- Navštevuje relevantné konferencie a stretnutia v Slovenskej a v Českej republike,
- Vytvára sieť kľúčových kontaktov v kruhoch mimovládnych organizácií, platformy, inštitucionálnych partnerov, akademickej obce a diplomatického zastúpenia.

Kontakt
Záujemcovia môžu zaslať svoj životopis obsahujúci vzdelanie, kvalifikáciu, kontaktné číslo a príslušné dokumenty e-mailom na adresu

[email protected]

Predmet e-mailu MUSÍ znieť: "DESK MANAGER MISIÍ BLÍZKY VÝCHOD ". E-maily bez názvu pozície nebudú brané do úvahy.

Ďakujeme všetkým záujemcom za ich záujem, ale kontaktovať budeme iba uchádzačov, ktorí sa dostanú do užšieho výberu. Uistite sa, že ste poskytli príslušné kontakty a 3 profesné referencie.