Referatsleiter(m/w) Automatisierung/ Controlling/ Sonderaufgaben

Das Europäische Patentamt (EPA) - die zweitgrößte öffentliche Einrichtung in Europa mit 7 000 Bediensteten und einem selbst finanzierten Jahreshaushalt von 2 Mrd. EUR - sucht einen Leiter für das Referat Automatisierung/Controlling/Sonderaufgaben in der Hauptdirektion Allgemeine Verwaltung (HD 4.4).

Die HD 4.4 ist zuständig für alle Dienstleistungen in Zusammenhang mit Gebäuden (einschließlich Projekten, Wartung und technischer Anlagen), eine Vielzahl von Facility-Management-Aufgaben (einschließlich ausgelagerter Dienstleistungen wie Büroreinigung und Kantinenbetrieb) sowie den Sprachen- und Dokumentendienst (Übersetzen, Dolmetschen, Dokumentengestaltung und Grafikdesign). Insgesamt gehören der HD 4.4 rund 215 Mitarbeiter an allen vier EPA-Dienstorten (München, Den Haag, Berlin und Wien) an. Sie hat jährliche Betriebs- und Kapitalausgaben von rund 100 Mio. EUR.

Die Hauptziele der HD 4.4 sind die Erhöhung der Kosteneffizienz (im Hinblick auf finanzielle Ressourcen und Personal) sowie die Straffung und Professionalisierung ihres Dienstleistungskatalogs und ihrer Prozesse bei unverminderter Zufriedenstellung ihrer internen Kunden.

Der Stelleninhaber ist der Hauptdirektorin 4.4 direkt unterstellt und hat Führungsverantwortung für eine kleine Gruppe von fünf Bediensteten. Er leistet strategische, operative und fachkundige Unterstützung für die Hauptdirektorin und übt eine unterstützende und lenkende Funktion für die HD 4.4 und das Management-Team von vier Direktoren aus. Die größten Herausforderungen dieser Rolle sind das breit gefächerte Themenspektrum, die Notwendigkeit, Änderungen zu formulieren und umzusetzen sowie der Koordinierungsbedarf im Hinblick auf die große Zahl von Beteiligten und Geschäftspartnern in der gesamten Organisation.

Hauptaufgaben
- Leitung und Verwaltung eines Teams von fünf Mitarbeitern, die auf ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich spezialisiert sind (ca. 25 % der Zeit)
- Vorantreiben der Automatisierung in der HD 4.4 durch Koordinierung der Weiterentwicklung bereichsspezifischer IT-Tools und -Systeme (z. B. CAFM/Archibus) in enger Zusammenarbeit mit dem Anwendungsmanagement und den IT-Abteilungen des EPA und unterstützt durch zwei Spezialisten innerhalb des Referats 4.4.0.2
- jährliche Budgetplanung für alle Bereiche der HD 4.4 in enger Zusammenarbeit mit dem Büro des Vizepräsidenten GD 4 und anderen Beteiligten wie Finanzabteilung, Controlling Office und Personalabteilung (unterstützt durch einen Mitarbeiter zu ca. 40 %)
- Verbesserung von Finanz- und Stellenbudgetierung, Berichterstattung sowie Controlling für die HD 4.4
- Verantwortung für die Sonderaufgaben des Referats 4.4.0.2:
- Vertragsverwaltung (ein Mitarbeiter zu ca. 60 %)
- Verwaltung der Kunstsammlung des EPA (ein zu 80 % in Teilzeit beschäftigter Mitarbeiter)
- Tätigkeiten im Rahmen des Systems für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung im EPA (ein Mitarbeiter zu ca. 50 %)
- betriebliches Kontinuitätsmanagement (ein Mitarbeiter zu ca. 50 %)
- Unterstützung der Hauptdirektorin und ihrer anderen Führungskräfte bei der Konzeption und Umsetzung schlanker Geschäftsprozesse und eines gestrafften Dienstleistungskatalogs
- Unterstützung der Hauptdirektorin bei sonstigen Aufgaben wie der Abfassung von Strategiepapieren
- Ausführung von Aufgaben im Projektmanagement nach Bedarf

Das EPA bietet attraktive Gehälter, hervorragende Sozialleistungen und eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen internationalen Umfeld. Das monatliche Nettogehalt (Grundgehalt)* des Stelleninhabers beträgt je nach Vorerfahrung zwischen 5 223 und 7 396 EUR. Abhängig von den persönlichen Umständen haben EPA-Bedienstete gegebenenfalls Anspruch auf eine Umzugsbeihilfe sowie diverse Zulagen (z. B. Haushalts-, Unterhaltsberechtigten-, Kinderbetreuungs-, Erziehungs-, Auslands-, Miet- und Sprachenzulage sowie Einrichtungsbeihilfe).

*nach Abzug der EPA-internen Steuer und vor Abzug der Arbeitnehmerbeiträge zum Sozialversicherungs- und Versorgungssystem.

Vertragsdauer
Die Vertragsdauer beträgt drei Jahre mit Verlängerungsmöglichkeit um zwei weitere Jahre.

Einstellungsverfahren
Am Ende des Auswahlverfahrens werden geeignete Bewerber unter Umständen für befristete Zeit in eine Reserveliste aufgenommen. Ein Platz auf der Reserveliste bedeutet nicht, dass Ihnen ein Stellenangebot gemacht wird oder dass Sie Anspruch auf eine Beschäftigung beim EPA haben. Sie werden aber automatisch berücksichtigt, wenn freie Stellen in Ihrem Bereich zu besetzen sind. Sie selbst müssen nichts unternehmen; gegebenenfalls werden Sie von uns kontaktiert.

Verfahren und Zeitplan
Die Auswahl der Bewerber erfolgt auf der Grundlage der Qualifikationen und einschlägiger Erfahrung unter Berücksichtigung des Bewerbungsgesprächs, etwaiger Tests und/oder eines Persönlichkeitsfragebogens.
Die Bewerbungsgespräche sind für die 40. Kalenderwoche in München geplant.

Bewerber werden gebeten, den Online-Bewerbungsbogen auszufüllen (Kennziffer: EUR/1481) über den „Jetzt bewerben"-Button. Bewerbungsschluss: 9. September 2016