Office manager

Zodpovednosť za plynulý chod a administratívnu podporu advokátskej kancelárie

Sekretárske a administratívne práce zahŕňajúce administratívnu podporu pre klientov a právnikov - kopírovanie, skenovanie, tlač dokumentov, zakladanie

Sledovanie stavu kancelárskych potrieb a občerstvenia a ich objednávanie podľa potreby (podľa objednávok oddelení)

Starostlivosť o zasadaciu miestnosť, kuchynku, recepciu

Vybavovanie a evidencia korešpondencie

Práca s elektronickou schránkou (slovensko.sk, El. súdny spis a iné)

Komunikácia a doručovanie dokumentov orgánom verejnej moci vrátane súdov

Telefonická komunikácia v slovenskom a anglickom jazyku, prepájanie hovorov, evidencia odkazov

Komunikácia s klientmi a dodávateľmi služieb (vrátane notárov, prekladateľov, poskytovateľov energii, komunikačných služieb, IT služieb, účtovných služieb a pod.)

Príprava a vybavovanie jednoduchých podaní, vypĺňanie rôznych tlačív (aj elektronicky)

Príprava rôznych podkladov (excel, word, power point, outlook a pod.)

Evidencia, úprava, porovnávanie a formátovanie dokumentov, zmlúv a iných materiálov podľa firemných štandardov s využitím firemných šablón, úprava a finalizácia právnych dokumentov podľa pokynov právnikov

Správa a registratúra kancelárskych (advokátskych) spisov

Administratívna podpora knižnice kancelárie (udržiavanie poriadku vrátane objednávania nových publikácií podľa zadania partnerov)

Privítanie a ohlásenie návštevy, podávanie občerstvenia

Príprava drobného občerstvenia pre právnikov

Zabezpečovanie služobných ciest pre právnikov (ubytovanie, preprava)

Registrácia právnikov na rôzne podujatia

Spoluorganizovanie firemných spoločenských podujatí

Monitoring databáz

Spravovanie kalendárov

Fakturácia a manažment pohľadávok, vedenie pokladne, príprava podkladov pre fakturáciu

Zabezpečenie odsúhlasovania prijatých faktúr a ich archivácia

Agenda súvisiaca s evidenciou účtovných a daňových dokladov a vedením pokladne